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Reply-To address

Automatisierung durch screening Ihres Postfachverhaltens

E-Mail ist ein Dialogmedium. Wer E-Mails versendet, erhält auch Antwortmails, und wer viele E-Mails versendet, erhält auch viele Antworten. Diese eingehenden E-Mails verarbeitet Mailfrog vollautomatisch, effizient und intelligent in mehreren Schritten.

Lernende Kategorisierung

Zunächst wird jede eingehenden E-Mails in eine der folgenden Kategorien eingeteilt – manuelle Antwort, Spam, Bounce, Challenge Response, Empfangsbestätigung, Anmeldewunsch, Abmeldewunsch, Profiländerung, Abwesenheitsnotiz, Anbieterfrage (list owner) und Hilfeanfrage (list help). Diese Kategorisierung erfolgt mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen aus der Künstlichen Intelligenz (KI), die mit tausenden Testmails trainiert wurden. Dieser innovative Ansatz erzielt deutlich bessere Kategorisierungen (d.h. weniger Fehler) als konventionelle Systeme mit statischen Regeln. Bounces werden vom Bounce Management verarbeitet, und Spam wird gelöscht, alle anderen Kategorien werden an den nächsten Schritt der Replymail-Verarbeitung übergeben.

Zuordnung

Im nächsten Schritt werden alle E-Mails mittels diverser Analysen (Header, Content, Absender) einer konkreten Versendung und einem konkreten Empfänger zugeordnet. Das ist nicht immer zu 100% möglich, da die absendenden Mailserver oft wichtige Informationen weglassen, oder Personen auf Versendungen antworten, die gar nicht im Verteiler waren. Dieser Fall kann eintreten, wenn Empfänger Weiterleitungen eingerichtet haben.

Frei wählbare Posteingang-Ansichten

Alle eingehenden E-Mails werden in einem Posteingang gesammelt. Dieser Posteingang ist eine spezielle Mailbox, auf die über geeignete Filter (Zeiträume, Versendungen, Replymail-Kategorie, Freitext) zugegriffen werden kann. Mit Hilfe dieser Filter lassen sich alle gewünschten Replymails anzeigen inklusive derjenigen, die nicht einer konkreten Versendung oder einem Kontakt zugeordnet werden konnten. Sollte eine Replymail falsch kategorisiert worden sein, kann der Anwender die E-Mail jederzeit manuell rekategorisieren. Diese manuellen Rekategorisierungen sind automatisch Input für den selbstlernenden KI-Algorithmus, der Replymails mit ähnlichen Eigenschaften in Zukunft mit höherer Wahrscheinlichkeit der richtigen Kategorien zuweist.

Aktionen

Für viele Replymails sind seitens des Versenders bestimmte Aktionen notwendig (etwa eine Abmeldung) oder nützlich (etwa die Weiterleitung einer manuellem Antwort). Je nach Replymail-Typ stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung. Notwendige Aktionen, etwa Abmeldungen, führt Maileon automatisch durch, alle anderen Aktionen können in den Einstellungen der Replymail-Verarbeitung individuell konfiguriert werden. Der Status der Abarbeitung dieser Aktionen wird für jede eingehende E-Mail angezeigt.