+49 69 83008980 service@xqueue.com

Benötigen Sie Hilfe?

Kontaktexport via FTP-Server

< Alle Themen

 

Allgemeine Informationen

Kontaktdaten können in unserem System unter Verwendung eines kontoeigenen oder externen FTP-Servers sowohl importiert als auch exportiert werden. Nach einmaliger Aktivierung und Konfiguration können so die Aufwände für manuelles Filehandling eingespart werden. Bitte beachten: Hierbei handelt es sich um ein kostenpflichtiges Produkt, das hinzugebucht werden kann. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an unseren Vertrieb. Den FTP-Ressourcentransfer (Kontaktimport und/ oder -Export) können Sie als Konto-Administrator im Menü Einstellungen/ Kontakte/ FTP-Ressourcentransfer aktivieren.

FTP-Server-URL, Benutzername, Passwort

Für Import und Export erhalten Sie jeweils eine URL, einen Benutzernamen und ein Passwort, wobei sich diese Angaben auf den FTP-Server von XQueue beziehen. Benutzername und Passwort für Im- und Export weisen unterschiedliche Werte auf. Ab dem nächsten Login eines Users sind die entsprechenden Menüpunkte dann im Bereich Listen & Kontakte/ Kontaktimport bzw. Kontaktexport sichtbar: „Automatischer Kontaktimport über FTP-Server“ bzw. “Automatischer Kontaktexport über FTP-Server” : Ist das entsprechende Produkt aktiviert, kann künftig an diesen Stellen auch die Historie aller FTP-Kontaktimporte bzw. -Exporte für dieses Konto eingesehen werden.

 

Kontaktexport via FTP-Server Schritt 1- Kontaktdaten

Der Export-Workflow besteht aus 3 Schritten: Kontaktdaten, Dateiformat und Export Zur Erstellung eines Kontaktexportes via FTP klicken Sie bitte zunächst auf den Button „automatischen FTP-Kontaktexport erstellen“. Es öffnet sich der Screen „Kontakexport Schritt 1 – Kontaktdaten“.

Bezeichnung:

Tragen Sie hier bitte eine aussagekräftige Bezeichnung für den Export ein, so dass optimalerweise auch andere Mitarbeiter später auf einen Blick sehen können, worum es sich handelt.

Kontaktfilter:

Jeder Export basiert auf einem Kontaktfilter (auch der Export aller Kontakte). Sollte der gewünschte Filter nicht in den vorgegebenen Standardfiltern enthalten sein, muss vor Erstellung eines Exportes ein entsprechender Filter angelegt werden.

Kopfzeile:

Hier legen Sie fest, ob die erste Zeile der Datei exportiert werden soll.

Kontaktdatenfelder:

Der Umfang enthaltener Kontaktdatenfelder in der Exportdatei kann spezifiziert werden. Links unter „verfügbar“ sind alle Felder für dieses Konto aufgelistet; die für den Export gewünschten Felder können mittels der Pfeiltasten in den rechten Bereich „verwendet in Exportdatei“ aufgenommen werden.

Response-Informationen:

Der Umfang enthaltener Response-Informationen auf Einzelkontaktebene innerhalb der Exportdatei kann spezifiziert werden. Verwenden Sie hierzu bitte ebenfalls die Pfeiltasten. Nun klicken Sie bitte auf „weiter“.

 

Kontaktexport via FTP-Server Schritt 2- Dateiformat

In diesem Schritt können Sie das Dateiformat und die korrespondierenden Einstellungen der zu generierenden Exportdatei spezifizieren. Das derzeit unterstützte Dateiformat ist CSV. Überprüfen Sie im Anschluss Ihr Ergebnis mithilfe der Live-Vorschau.

Dateiformatierung

Gewisse Parameter der Datei können hier angepasst werden.

Zeichensatz:

Wählen Sie hier bitte den Zeichensatz (Charset) aus, der in der Exportdatei Verwendung finden soll

Datenfeldtrennzeichen:

Hier wird das Trennzeichen für die einzelnen Datenfelder wie Emailadresse, Anrede usw. selektiert. Zur Auswahl stehen Semikolon, TAB oder Leerzeichen. Wir empfehlen allerdings, TAB oder Leerzeichen zu verwenden, da es öfter vorkommt, dass Semikolons in den eigentlichen Adressdaten vorkommen und die Trennung der Datensätze dann an den falschen Stellen erfolgt.

Dezimaltrennzeichen:

Hier können Sie zwischen Komma und Punkt wählen. Beispielsweise wird im Deutschen ein Dezimalwert mit Komma, im Englischen hingegen mit Punkt eingeleitet.

Kommastellen:

Hier können für evtl. zu exportierende Zahlenwerte in den Datenfeldern zw. 0 und 4 Stellen nach dem Komma ausgewählt werden.

Kontaktvorschau

Hier können Sie die Formatierung nochmals überprüfen. Es wird angezeigt, wie die Werte in der Datei dann dargestellt werden, inklusive natürlich der zuvor eingestellten Datenfeld- und Dezimaltrennzeichen.  Nun klicken Sie bitte auf „weiter“.

 

Kontaktexport via FTP-Server Schritt 3- Export

Bevor die Exportdatei generiert wird, wählen Sie bitte die Bereitstellungsmethode, das Intervall und den Beginn des Kontaktexports. Hinweis: Der Exportstatus kann in der Kontaktexportübersicht verfolgt werden.

Intervall:

Hier können Sie auswählen, ob der Export täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen soll. Beim wöchentlichen Export wird dann noch eine Auswahlliste („Tag:“) für den Wochentag eingeblendet, beim monatlichen Export ebenfalls, nur dass hier dann ein beliebiger Monatstag zwischen 1. und 31. selektiert werden kann.

Stunde/ Minute:

Stellen Sie hier den genauen Zeitpunkt ein, zu dem der Export erfolgen soll.

 

FTP-Server wählen

Export auf den FTP-Server des Kontos:

Hier können Sie noch einmal die Daten sehen, die nach der Aktivierung des kontoeigenen FTP-Transfers erzeugt wurden. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie unseren FTP-Server für diesen Export verwenden möchten:

Export auf einen externen FTP-Server:

Möchten Sie einen externen bzw. eigenen FTP-Server verwenden, so wählen Sie bitte diese Option. Unser System benötigt gewisse Daten, um den Transfer durchzuführen.

FTP-Protokoll:

Hier können Sie wählen zwischen FTP, FTPS oder SFTP.

URL/ Port/ Benutzername/ Passwort:

Tragen Sie hier bitte die entsprechenden Daten des gewünschten FTP-Servers und Benutzers ein.

Dateipfad:

hier ist im Format „/folder“ bitte ein Ordnername einzugeben.

Dadurch wird der Zielordner für den Export festgelegt. Sind alle Einträge korrekt, können Sie per Klick auf „Kontakte exportieren“ einen Export durchführen.

Kontaktexportübersicht

Der angelegte FTP-Kontaktexport ist nun in der Übersicht „Listen & Kontakte“/ Kontaktexportübersicht“ unter ‚“Automatischer Kontaktexport über FTP-Server“ sichtbar. Das grüne Pfeilsymbol zw. Checkbox und Exportname zeigt an, dass der betreffende automatische Export aktiv ist.  Von hier aus können der Export, wenn gewünscht, per Klick auf den Link „manuell starten“ auch ausserhalb evtl. eingestellter Intervalle jederzeit manuell angestossen werden.

FTP-Kontaktexport Details

Diese Seite öffnet sich, wenn Sie auf den Namen des FTP-Exportes klicken (im Beispiel „all contacts – FTP). Sie informiert über die definierten Werte des jeweiligen FTP-Kontaktexports:

Statistik der Durchläufe des automatischen Kontaktexports

Im Bereich „Statistik“ finden Sie analog zu den manuellen Exporten den Link „Berichte“:  Ein Klick hierauf öffnet die „Statistik der rchläufe des automatischen Kontaktexports“. Diese Auflistung zeigt alle Export-rchläufe des automatischen Kontaktexports über FTP. Sollte ein Durchlauf keine geänderten Daten enthalten haben, wird er nicht aufgelistet. Erweiterte Informationen zu den jeweiligen Exporten können über den Export-Bericht, aufrufbar durch Klick auf den Link „Bericht“, eingesehen werden. Der Export-Bericht informiert über Bezeichnung, Exporter, Status, das Exportdatum, die Dauer des Exportes und die Anzahl der enthaltenen Kontaktzeilen: Tipps zum Export/ Darstellung in Tabellenkalkulationsprogrammen Die CSV-Datei, in die deine Daten exportiert werden, ist UTF-8-kodiert. Für eine übersichtliche Darstellung empfehlen wir die hier erläuterte Vorgehensweise.

Tabellenkalkulationsprogramm auswählen

Wir empfehlen, falls die Möglichkeit besteht, hierfür mit Openoffice oder Libreoffice zu arbeiten, da dort nur ein Arbeitsschritt notwendig ist. Auch in MS Excel ist jedoch bei der richtigen Vorgehensweise eine übersichtliche Darstellung möglich.

 

Excel

Öffnen Sie eine CSV-Datei per Doppelklick in Excel, so ist die Darstellung der Datensätze nicht sonderlich übersichtlich. Deswegen öffnen Sie bitte eine leere Arbeitsmappe in Excel: Nun wählen Sie bitte in dem Reiter „Daten“, den Menüpunkt „externe Daten abrufen“ und hier dann „aus Text“:  Anschliessend suchen Sie bitte die CSV-Datei auf dem PC und klicken Sie auf „Importieren“:  Nun öffnet sich der Textkonvertierungsassistent.

Textkonvertierungsassistent

Auf der ersten von 3 Seiten tätigen Sie bitte folgende Einstellungen:

Ursprünglicher Datentyp

Getrennt

Dateiursprung

65001: Unicode (UTF-8)

Die Daten haben Überschriften

Unsere Exportdateien haben eine Spaltenüberschrift, z.B. CHQ_ADDRESS, STATUS usw. Demzufolge setzen Sie hier bitte ein Häkchen! Nun klicken Sie bitte auf „Weiter“. Im Schritt 2 des Assistenten sollte nun in der Datenvorschau im unteren Bereich bereits eine strukturiertere Darstellung erkennbar sein.

Trennzeichen

Hier muss „Tabstopp“ angekreuzt sein. Ist dies sichergestellt, klicken Sie bitte auf „fertigstellen“.

Arbeitsmappe wählen

Im 3. Schritt des Assistenten muss allenfalls die Einstellung „Wo sollen die Daten eingefügt werden?“ geändert werden, falls Sie nicht das bestehende Arbeitsblatt verwenden wollen. Ansonsten klicken Sie bitte auf „OK“.

Inhaltsverzeichnis