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Kontaktimporte

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Allgemeine Informationen

Generell wird zwischen regulärem Import (mittels eines geführten Workflows) und Abmelder-Import unterschieden.

Kontaktimportübersicht (Startseite)

Hier sehen Sie alle bisher durchgeführten Kontaktimporte für dieses Konto sowie einen Button „neuen Kontaktimport starten“. Die Übersicht „Kontaktimport“ zeigt die zugewiesene Import-Bezeichnung, den Fortschritt, Startdatum und -Uhrzeit der Importe, den Benutzer, der den Import durchgeführt hat (im Normalfall eine E-Mailadresse) sowie den Link „Bericht„. Klicken Sie auf diesen Link, wird die Maske „Import-Bericht“ aufgerufen. Hier finden Sie Informationen zu den durch den Import hinzugefügten oder geänderten Kontakten: Bezeichnung, Importer, Importdatum, Dauer und Details.- Unter „Details“ ist die Anzahl der verarbeiteten und problematischen Kontakte ersichtlich, gefolgt von der Anzahl der hinzugefügten oder aktualisierten Kontakte. Aktualisierte Kontakte befanden sich schon vor dem selektierten Import im System, es wurden aber neue Felder oder Feldwerte importiert. Zuletzt werden die Anzahl der abgelehnten und bereits abgemeldeten Kontakte angezeigt, falls vorhanden. Desweiteren können Sie diesen Import-Bericht durch Klick auf den Link „Import Bericht downloaden“ auch herunterladen.

 

Neuen Kontaktimport starten

Nach Klick auf diesen Button erscheint zunächst eine Auswahl für die Art des Kontaktimportes:

1. Regulärer Import von Kontakten über eine CSV-Kontaktdatei

nach Klick auf „fortfahren“ befinden Sie sich in Schritt 1 des Workflows. Die einzelnen Schritte lauten Dateiupload, Textkonvertierung, Kontaktfelder&Optionen sowie Permission&Import.

 

Schritt 1: Dateiupload

Hier laden Sie Ihre Kontaktdatei im Format CSV, TXT oder ZIP auf den Server. Zunächst muss eine Importbezeichnung vergeben werden, danach klicken Sie bitte auf „Kontaktdatei hochladen. Ist der Upload erfolgreich, wird dies durch ein Häkchen auf grünem Grund angezeigt, gefolgt vom Zusatz „Kontaktdatei >Dateiname< (>Dateigröße<) erfolgreich auf den Server geladen! sowie einem Link „Datei löschen“, falls Sie die Datei doch nicht hochladen möchten. Danach klicken Sie bitte auf „weiter“.

 

Schritt 2: Textkonvertierung

Ihre Import-Datei unterliegt gegebenenfalls einer speziellen Formatierung. Bitte stellen Sie diese Optionen folgend ein und überprüfen das Ergebnis in der Live-Vorschau auf korrekte Zeichendarstellung und Spaltentrennung. Maileon setzt Kenntnisse in der Erstellung einer CSV-Datei voraus. Allgemeine Informationen sowie weiterführende Links können Sie z.B. hier finden. Dateiformatierung: Der voreingestellte Zeichensatz kann mittels der Auswahlliste geändert werden. Das System versucht schon beim Hochladen der Datei, den Zeichensatz zu erkennen. Wichtig: wird hier nicht der korrekte Zeichensatz eingestellt, kommt es zu Fehldarstellungen bei ausgegebenem Text. Häufig ist hier die Anrede betroffen. Mit den beiden nachfolgenden Auswahllisten können Sie das Datenfeldtrennzeichen (Standard: Semikolon) sowie das Dezimaltrennzeichen (Standard: Komma) ändern. Die Einstellung „Kopfzeile“ ermöglicht Ihnen eine Angabe dazu, ob deine Datei eine Kopfzeile mit Spaltenüberschriften enthält, die beim Upload nicht als Datensatz betrachtet werden soll. Kontaktvorschau: Hier können Sie anhand der ersten 20 Kontakte der Datei überprüfen, ob die Formatierung in Ordnung ist. Trifft dies zu, klicke bitte auf „weiter“.

 

Schritt 3: Kontaktfelder & Optionen

Hier erfolgt das Mapping, also die Zuordnung der hochgeladenen Datenfelder zu den im Konto vorhandenen. Kontaktfeldzuordnung: Hier wird anhand eines Beispielkontaktes der Spalteninhalt den Kontaktfeldern im Konto gegenübergestellt. Die zuzuordnenden Kontaktfelder des Kontos können über die Auswahlliste geändert werden. Mittels des Pfeilsymbols rechts vom Beispielkontakt können Sie zwischen den Kontakten Ihrer Kontaktliste hin- und herblättern.  Ein einfaches Beispiel: enthält die hochgeladene Datei den Datensatz max.mustermann@xqueue.de;Herr;Max;Mustermann;, so würden Sie den Spalteninhalt max.mustermann@xqueue.de dem Kontaktfeld „E-Mail Adresse“ zuordnen, Herr dem Feld „Anrede“, Max dem Feld „Vorname“, Mustermann dem Feld „Nachname“. Selbstverständlich kann eine beliebige Anzahl weiterer Kontaktfelder gemappt werden wie z.B. PLZ, Ort, Geburtstag usw. Es wird hier also sichergestellt, dass die hochgeladenen Informationen am „richtigen Ort“ abgespeichert werden. Mittels des Buttons „neues Kontaktfeld hinzufügen“ können Sie weitere Kontaktfelder im Account anlegen und gleich das Mapping darauf vollziehen. Kontaktimport-Optionen: Für den Kontaktimport stehen verschiedene Optionen bzgl. der bletten- und Abmelderbehandlung, der Kontaktimportfilterung und -nachverfolgung zu Verfügung: a) Kontaktimport-Option: hier legen Sie fest, wie das System sich verhalten soll, wenn Kontakte importiert werden, die bereits im Konto existieren (sog. bletten) oder in deiner Datei mehrfach vorkommen. Zur Auswahl steht hier „vorhandene Kontakte aktualisieren“, „vorhandene Kontakte aktualisieren (inhaltslose Werte ignorieren *))“ und „vorhandene Kontakte nicht aktualisieren“. Vorhandene Kontakte aktualisieren führt einem update der bereits existierenden Kontakte, die hochgeladene Info wird als Neueste bewertet und der Datensatz im Konto mit den neuen Werten ggf. überschrieben. Die zweite Option verfährt ebenso, ignoriert aber leere Datenfelder. Die dritte Option ignoriert neue Info, die Sie evtl. für ein Datenfeld hochgeladen haben und belässt den Datensatz im Konto auf dem bisherigen Stand. *) Inhaltslose Werte im Kontaktimport sind Leerfelder, also werden alle Zellen im Import ignoriert, die keinen Inhalt haben b) Abmelder-Behandlung: die Checkbox „bereits abgemeldete Kontakte ignorieren und nicht reaktivieren“ ist standardmäßig angehakt. Bitte beachten Sie, dass Kontakte, die sich bereits abgemeldet haben, Ihnen somit gemäß der geltenden Rechtslage in Deutschland die Permission zur Besendung mit Werbematerialien entzogen haben! c) Filterung: „Import von Kontakten mit nicht importierbaren Werten ignorieren“: Sollte das System beim Import auf Werte stoßen, die nicht erkannt werden bzw. nicht importierbar sind, können Sie hier das weitere Verhalten einstellen und diese Werte dennoch importieren oder davon absehen. Sollte die E-Mailadresse des Kontaktes hiervon betroffen sein, so wird diese aller Voraussicht nach nicht besendet werden können, falls der Wert importiert wird.

 

Schritt 4: Permission & Import

Permission-Handling: Hier geben Sie ein, ob für die hochgeladenen Kontakte eine Permission vorliegt, d.h. ob der Empfänger seine Einwilligung zur Besendung erteilt hat. Wählen Sie „Vorhanden“, erscheint zusätzlich eine Auswahlliste für die Permissions-Methode.  Hier können Sie wählen zwischen:

– Single Opt-in: eine einmalige Einwilligung, beispielsweise durch Eintragen der E-Mailadresse auf der Anmeldeseite. Hier ist nicht gewährleistet, dass der Anmelder tatsächlich mit dem Inhaber des E-Mail-Kontos identisch ist.

– Confirmed Opt-in: hier wird an die eingetragene E-Mail eine Bestätigungs-Mail gesendet, allerdings ohne einen „Confirmation Link“ zur Bestätigung. Wird gerne von Spammern missbraucht. Der Empfänger muss hier aktiv widersprechen, um keine Werbemails zu erhalten. Diese Methode ist in Deutschland nicht legal und sollte nicht angewendet werden!

– Double Opt-in: an die angegebene E-Mailadresse wird eine Bestätigungs-Mail inklusive eines „Confirmation Links“ gesendet. Die Anmeldung wird erst gültig, wenn der Empfänger diesen Link klickt. Somit wird sichergestellt, dass der Empfänger deine E-Mailings auch wirklich erhalten möchte (der Empfänger muss sich ja in seinem Postfach anmelden, um die Bestätigungsmail zu öffnen und auf den Link zu klicken). Das Double Opt-in ist die einzige Permissionsmethode, die XQ aufgrund der Rechtslage empfiehlt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang vor allem das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb, vor allem § 7, Absatz 2, Nummer 2 und 3 (2004). Bitte beachte, dass XQ hierzu nur allgemeine Information geben kann. Solltest konkrete Rechtsfragen haben, wende dich bitte an deinen Rechtsanwalt.

– Double Opt-in inkl. Einwilligung zum Einzelnutzertracking: dies ist die empfohlene Methode, da ansonsten eine Vielzahl von wichtigen Reportings nicht verfügbar wäre. Entsprechend wird unterhalb des Auswahlfensters eingeblendet: „Sofern eine Permission ohne Einzelnutzertracking vorliegt, sind viele Auswertungspotentiale basierend auf Kontaktresponsemerkmalen nicht verfügbar.“

Hinweis: aussagekräftige Auswertungen und eine gezielte Reaktion auf das Empfängerverhalten sind nur möglich, wenn eine Einwilligung der Kontakte zum Einzelnutzertracking vorliegt. Da nur das Double Opt-in-Verfahren Rechtssicherheit gewährleistet, empfehlen wir dringend, ausschließlich Kontakte mit Permissionsmethode “Double Opt-in inkl. Einwilligung zum Einzelnutzertracking” zu besenden.

– Permission-Aktualisierung: Sofern es sich um eine Aktualisierung, also den Import bereits bestehender Kontakte mit neuen Informationen, handelt, gilt: die Permission-Methode wird nur für im Upload enthaltene neue Kontakte definiert – die bestehenden Kontakte werden hiervon nicht berührt. Somit wird das Handling von Konten mit heterogenen Permissionszuständen vereinfacht. Möchten Sie trotzdem die importierte Methode auf bereits existierende Kontakte anwenden, so muss die Checkbox „gewählte Permission-Methode auch bei bestehenden Kontakten aktualisieren“ angehakt sein.

Kontaktimport-Nachverfolgung: hier haben Sie die Möglichkeit, gleich einen Kontaktfilter zu erstellen, der alle Kontakte dieses Imports enthält. Entscheiden Sie sich für diese Option, wird eine zusätzliche Checkbox eingeblendet „zusätzlich eine Verteilerliste basierend auf dem Kontaktfilter erstellen“. Wenn Sie planen, genau diejenigen Empfänger künftig zu besenden, die sich in deiner Importdatei befinden, dann markieren Sie bitte die Checkbox. Erklärung: hier muss die Checkbox markiert werden, um den Import durchführen zu können: „Ich versichere hiermit, dass die oben genannten Angaben zu Permission-Art und -Umfang vollumfänglich den Tatsachen entsprechen und überprüfbar sind“. Da die Rechtslage in Deutschland eine Überprüfbarkeit der Permission (und ggf. der Einwilligung zum Einzelnutzertracking) vorschreibt, können ohne diese Erklärung keine Adressen importiert werden. Nun können Sie per Klick auf den Button „Kontakte importieren“ den Import starten. Anschließend wird wieder die Kontaktimportübersicht angezeigt.

 

2. Import von Abmeldern im Rahmen einer Liste von E-Mail-Adressen

Hier können Sie, beispielsweise zum Abgleich mit deinem CRM-System, per copy&paste E-Mailadressen von Abmeldern importieren. Bitte beachten Sie die Hinweise in der Importmaske:  – Bitte als Trennzeichen entweder einen Zeilenumbruch, ein Komma oder ein Semikolon verwenden. – Wichtig: Pro Abmelder-Import können maximal 70.000 Kontakte abgemeldet werden! Per Klick auf den Button „Kontakte abmelden“ bestätigst die Aktion.

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